Guía paso a paso para implementar Wrkforce en una empresa pequeña

Introducción

Este documento muestra cómo una pyme chilena puede pasar de la hoja de cálculo a Wrkforce en menos de una semana. Cada paso incluye la acción concreta, la pantalla donde se realiza y un punto de verificación.

1. Requisitos previos

• Conexión a internet estable (mínimo 5 Mbps).
• Cuenta de correo corporativo para crear usuarios en Wrkforce.
• Listado de empleados en formato CSV con columnas: Rut, Nombre, FechaIngreso, Cargo, SueldoBase.
• Acceso a la cuenta bancaria para validar la información de pagos.

Checklist: Verifica que el archivo CSV se abra sin errores en Excel antes de continuar.

2. Crear la cuenta de Wrkforce

1. Visita https://app.wrkforce.cl y selecciona Registrarse.
2. Introduce el RUT de la empresa y un correo de administrador.
3. Completa el proceso de verificación mediante el código enviado por SMS.
4. Una vez dentro, el panel muestra la pantalla Dashboard con la barra lateral izquierda.

Verificación: En el Dashboard aparece el nombre de la empresa y la fecha de creación.

3. Configurar la empresa

3.1 Datos básicos

• Navega a Configuración → Datos de la empresa.
• Completa los campos obligatorios: razón social, dirección, actividad económica (código SII).
• Guarda los cambios.

3.2 Calendario laboral

• En Configuración → Calendario define los feriados nacionales y los días de descanso de la empresa.
• Marca la opción Calendario por defecto para que se aplique a todos los empleados.

Resultado esperado: Al crear un nuevo contrato, el cálculo de cotizaciones usará automáticamente este calendario.

4. Importar datos de empleados

1. Dirígete a Recursos Humanos → Empleados → Importar.
2. Arrastra el archivo CSV preparado en el paso 1.
3. Asocia cada columna del CSV con el campo correspondiente de Wrkforce.
4. Ejecuta la importación y revisa el reporte de errores.
5. Corrige los registros que aparezcan en rojo y repite la importación.

Ejemplo: Un registro con Rut mal formateado (12345678-9) aparecerá en la columna de errores; corrígelo a 12.345.678-9.

5. Definir cargos y escalas salariales

1. En Configuración → Cargos crea cada puesto que exista en la empresa (Ej.: Auxiliar Administrativo, Jefe de Ventas).
2. Asigna a cada cargo una Escala salarial que incluya:
   • Sueldo base mensual.
   • Bonos o gratificaciones fijas, si corresponde.
3. Guarda y verifica que la escala aparezca en la tabla de referencia.

Tip: Usa la opción Clonar para crear cargos similares y ahorrar tiempo.

6. Configurar cálculo de cotizaciones

1. Accede a Configuración → Cotizaciones.
2. Selecciona el Regimen (Ej.: General o Especial).
3. Introduce los porcentajes vigentes al 2024 para:
   • AFP (ej.: 10,0 %).
   • Salud (ej.: 7,0 %).
   • Seguro de cesantía (ej.: 0,6 %).
4. Marca la casilla Aplicar redondeo a peso para evitar decimales en la nómina.
5. Guarda.

Validación: Genera una nómina de prueba para un empleado con sueldo base de $500.000 y verifica que el total de deducciones sea $85.000 (AFP 10 % + Salud 7 % + Cesantía 0,6 %).

7. Pruebas y validación

1. En Nómina → Simular elige el mes corriente.
2. Selecciona al menos tres empleados de diferentes cargos.
3. Ejecuta la simulación y revisa los siguientes ítems:
   • Cálculo de horas extra (si corresponde).
   • Aplicación de bonos.
   • Totales de cotizaciones.
4. Exporta el reporte a PDF y compáralo con el cálculo manual realizado en Excel.
5. Si hay diferencias superiores a $1.000, revisa la configuración de escalas o de cotizaciones.

8. Puesta en marcha

1. Cambia el estado de la nómina de Simulación a Confirmada.
2. En Pagos → Generar archivo selecciona el banco y descarga el archivo de transferencia.
3. Sube el archivo al portal bancario y confirma la ejecución.
4. Marca la nómina como Pagada en Wrkforce.
5. Genera los documentos legales (certificado de pago, liquidación) desde Reportes → Documentos y envíalos a los empleados.

9. Buenas prácticas para pymes

• Respaldos diarios: Exporta la tabla de empleados a CSV cada viernes.
• Revisión de feriados: Actualiza el calendario laboral al inicio de cada año fiscal.
• Control de cambios: Documenta cualquier ajuste de porcentaje de cotización en un archivo CHANGELOG.txt dentro del repositorio interno.
• Capacitación: Programa una sesión de 30 minutos con el responsable de RRHH para repasar la generación de nómina.

Conclusión

Al seguir estos ocho pasos, una empresa con menos de 50 empleados puede migrar a Wrkforce, automatizar la nómina y reducir el tiempo dedicado a cálculos manuales en al menos un 70 %. La configuración inicial lleva aproximadamente 4 horas; la importación de datos y la primera simulación requieren otras 2 horas. Con la rutina establecida, la generación mensual de nómina se completa en menos de 30 min.